Техническое задание на поставку пеллет: чек-лист закупщика
Закупка пеллет становится предсказуемой, когда поставщик получает не свободное описание, а единое техническое задание. Такой документ помогает отделу снабжения сравнить предложения по одинаковым параметрам, производству — заранее проверить совместимость топлива с оборудованием, а складу — подготовить приёмку и разгрузку.
Nord Panels производит древесные пеллеты в Петропавловске из сырья казахстанского происхождения. Перед запросом цены полезно изучить карточку древесных пеллет, а затем дополнить запрос требованиями конкретного объекта.
1. Начните с оборудования, а не с диаметра гранул
В техническом задании укажите марку и модель котла, горелки или технологической установки. Приложите страницу руководства, где производитель оборудования задаёт допустимый диаметр, требования к зольности и другие ограничения. Универсального варианта для всех систем нет: топливо должно соответствовать паспорту именно вашего оборудования.
Если топливо подаётся шнеком или пневматической системой, опишите также приёмный бункер, длину и конфигурацию тракта подачи. Эти сведения помогут заранее обсудить требования к гранулам и количеству мелкой фракции, способной влиять на стабильность подачи.
2. Какие показатели зафиксировать в спецификации
Технические показатели не стоит заменять формулировками «высокое качество» или «подходит для отопления». В запросе должны быть измеримые параметры и понятный способ подтверждения.
| Показатель | Что указать в ТЗ | Как подтвердить |
|---|---|---|
| Диаметр гранул | Допустимый размер по паспорту оборудования | Данные партии и контроль образца |
| Влажность | Предельное значение, важное для вашего процесса | Актуальный лабораторный протокол |
| Зольность | Допустимый предел для режима очистки | Лабораторный протокол по партии или согласованному образцу |
| Низшая теплота сгорания | Минимально приемлемое значение | Протокол с указанным методом испытания |
| Насыпная плотность | Нужна для расчёта склада и подачи | Данные испытания или паспорта партии |
| Механическая прочность и мелкая фракция | Пределы, если они критичны для транспортировки и шнека | Согласованный метод контроля |
Если закупщик не знает нужных пределов, их следует получить у инженера, обслуживающего оборудование. Поставщик может предоставить данные, но решение о совместимости должно опираться на документацию установки и условия эксплуатации объекта.
3. Определите партию и правила отбора образцов
В ТЗ важно объяснить, что считается одной партией: объём одной отгрузки, продукция за определённый период или другой согласованный объём. Без этого трудно связать лабораторный документ с фактически полученным товаром.
Для приёмки заранее согласуйте:
- когда и где отбирается образец;
- кто присутствует при отборе;
- как образец маркируется и пломбируется;
- сохраняется ли контрольный образец и на какой срок;
- кто выбирает лабораторию при разногласиях;
- как оформляется акт отбора.
Практический порядок первичной проверки партии описан в статье «Как проверить качество древесных пеллет перед оптовой закупкой».
4. Упаковка: что написать кроме «мешки» или Big Bag
Название упаковки само по себе недостаточно. Укажите требуемую массу нетто, допустимое отклонение, материал упаковки, маркировку и способ формирования грузового места. Для небольших мешков дополнительно согласуйте количество единиц на поддоне, схему фиксации и допустимость повреждённой упаковки при приёмке.
Для Big Bag уточните массу одной единицы, тип петель и ограничения площадки по высоте подъёма. Отдельно зафиксируйте, какая сторона предоставляет технику для разгрузки. Подготовить площадку поможет инструкция по доставке и разгрузке пеллет в Big Bag.
5. Разделите общий объём и график поставок
В коммерческом запросе должны быть две цифры: общий плановый объём договора и размер одной поставочной партии. Добавьте желаемую периодичность, окно приёмки и порядок изменения графика. Это особенно важно, если склад не может принять весь сезонный запас одновременно.
Для объекта в Астане, Алматы или Караганде укажите точный адрес только в закрытой части запроса поставщику. В открытом ТЗ достаточно города, типа подъездной дороги, ограничений по длине и высоте автомобиля, режима работы ворот и наличия места для безопасного разворота.
6. Зафиксируйте условия доставки и момент приёмки
Фраза «с доставкой» не объясняет распределение расходов и ответственности. Запросите отдельное указание:
- базиса и адреса поставки;
- включена ли доставка в цену;
- кто организует разгрузку;
- как согласуется дата и временное окно;
- по какому документу определяется масса;
- в какой момент партия считается переданной;
- как оформляются недостача и повреждение упаковки.
Если на площадке есть весы, опишите порядок контрольного взвешивания. Если весов нет, заранее согласуйте набор документов, по которым склад принимает количество.
7. Какие документы запросить вместе с предложением
Перечень документов зависит от внутренних процедур покупателя и назначения топлива. Обычно закупщику полезно запросить коммерческое предложение, спецификацию, актуальный лабораторный протокол, образец паспорта партии, форму накладной и проект маркировки упаковки.
В ТЗ укажите, какие документы должны сопровождать каждую отгрузку, а какие достаточно предоставить один раз при согласовании договора. Так склад не будет ждать документ, который отдел закупок уже получил ранее.
8. Нужна ли пробная партия
Для нового оборудования, нового поставщика или изменившегося режима работы разумно предусмотреть пробную поставку. Её задача — проверить не только горение, но и прохождение топлива по тракту подачи, удобство разгрузки, фактический объём хранения и частоту обслуживания оборудования.
Во время пробного использования ведите журнал: настройки горелки, расход за сопоставимый период, остановки подачи, объём удаляемой золы и замечания оператора. Сравнивать партии следует при одинаковых настройках и сходной нагрузке. Результаты одного короткого запуска нельзя автоматически переносить на весь отопительный сезон.
9. Как сравнить коммерческие предложения
Сведите ответы поставщиков в одну таблицу. Цена должна сравниваться на одинаковой базе, иначе более низкая цифра может не включать упаковку, доставку или разгрузку.
| Поле сравнения | Поставщик должен указать |
|---|---|
| Цена | За какую массу и на каких условиях рассчитана |
| Упаковка | Тип, масса нетто, количество грузовых мест |
| Доставка | Включена или рассчитывается отдельно |
| Срок готовности | С какого момента считается и как подтверждается |
| Оплата | Этапы и условия |
| Документы | Какие предоставляются с предложением и партией |
| Образец или пробная партия | Условия предоставления и проверки |
| Срок действия предложения | Дата, до которой условия актуальны |
Для экономического сравнения полезен отдельный расчёт цены пеллет за тонну и за кВт·ч. Он не заменяет испытание на конкретном оборудовании, но помогает привести предложения к общей логике.
10. Готовый текст запроса поставщику
Просим подготовить предложение на поставку древесных пеллет для оборудования [марка и модель]. Требуемый диаметр и технические показатели приведены в приложенной спецификации. Плановый объём договора — [объём], размер одной партии — [объём], упаковка — [тип и масса]. Пункт поставки — [город и адрес], разгрузку организует [сторона]. Просим отдельно указать цену, условия доставки и оплаты, срок готовности, срок действия предложения, перечень документов по партии и условия предоставления образца или пробной партии.
Перед отправкой добавьте контакт технического специалиста, который может ответить на вопросы по оборудованию, и сотрудника склада, который согласует подъезд и разгрузку. Такое ТЗ сокращает количество уточнений и позволяет принимать решение по сопоставимым данным, а не по одной цене.